Ausschreibung industrieller Facility Services

Wartung und Instandhaltung von HLK-Anlagen, Druckluftsystemen, Energieerzeugung (z. B. Kessel, BHKW), Förder- und Produktionsnahe Anlagen (soweit gewünscht).

Störungsmanagement mit 24/7-Bereitschaft, Ersatzteilhaltung, Minimierung von Ausfallzeiten.

Dokumentation gemäß DIN EN 13269 (Instandhaltungsverträge) und DIN 13460 (Wartung, Inspektion, Instandsetzung, Verbesserung).

Reinigung (Produktionshallen, Maschinennahe Flächen, Verwaltungsbereiche), Sonderreinigungen (Öl, Fett, Schweißrückstände), Reinraumreinigung falls vorhanden.

Entsorgung: Abfallströme (Spezialabfälle, Gefahrstoffe?), Logistik (Lagerung, Transport).

Werkschutz / Security: Pfortendienste, Zutrittskontrollen, Werkrundgänge, Notfallmanagement.

Lagerführung, Materialwirtschaft, Kostenreporting, Energieeinkauf.

FM-Controlling, Erstellung von Berichten, Budget- und Kostenstellenzuordnung.

Entwicklung bzw. Einbindung in Notfallpläne (Havarie, Explosion, Brand, Gasaustritt).

Redundanzkonzepte (Ersatzgeräte, Leihmaschinen) für kritische Gewerke, definierte Wiederherstellungszeiten.

Falls ein Total Technical Service (TTS) existiert: Definition von Schnittstellen (wer verantwortet Wartung, wer betreut Störmeldungen?),

Integration in ein zentrales TTS-Portal oder CAFM-System, Lenkungskreis zwischen TTS-Hauptdienstleister und Industriellem FM-Anbieter.

DGUV-Vorschriften, BetrSichV, ATEX-Bereiche, Explosionsschutz-Dokumente.

Schutzausrüstung (PSA), Arbeitssicherheit bei Reinigungen und Wartungen im Anlagenbereich

Landesbauordnungen, VdS, ggf. Feuerlöschkonzept, Brandwachen in manchen Prozessen.

Reinraumbereiche: besondere Brandschutzanforderungen, evtl. Inertisierung.

ISO 9001, 14001, 45001 (Arbeitsschutzmanagement), 50001 (Energiemanagement).

ESG-Vorgaben, Corporate Social Responsibility.

Für den Instandhaltungsvertrag: Begriffe (Wartung, Inspektion, Instandsetzung, Verbesserung) und Systematik.

Klarer Hinweis: „Ausschreibung Industrielle Facility Services“.

Zeitplan: Bieterfragen, Angebotsfrist, Zuschlag, Start. Ggf. Ortstermin (Werksbesichtigung).

Standort: Art des Werks, Anzahl Gebäude, Hallengröße, Prozessart (Chemie, Metall, Elektro, Automotive?),

Sicherheitslevel, Reinraumklasse, Explosiongefährdete Zonen, F-Gase-Verordnung (Kältetechnik?), etc.

Technisches FM: Wartungs- und Inspektionspläne (ggf. Frequenz), Reaktionszeit, Ersatzteildienste, 24/7-Bereitschaft, Geltungsbereich (HLK, Druckluft, BHKW, Automatisierung?).

Infrastrukturelles FM: Reinigungsarten, Intervalle (Produktionsnahe vs. Büro), Abfall- und Gefahrstoffentsorgung, Werkschutz (Kontrollrunden, Pförtner).

Kaufmännisches FM (sofern gewünscht): Lagerdisposition, Energiecontrolling, Kostenreporting.

SLA und KPI: max. Ausfallzeit, Reinigungsqualität (z. B. RQZ?), Security-Standards.

Preisblätter: Pauschale (pro Monat?), einzelne Leistungspositionen (Stundenverrechnung für Sonderaufträge), Materialaufschläge.

Eignungsnachweise: Referenzen in industriellem Umfeld (ähnliche Branche?), Qualifikationen (DGUV, ATEX, GMP?), ISO-Zertifikate.

DSGVO / Tariftreueerklärung, ggf. Corporate Compliance (Korruptionsprävention).

Dienst- oder Werkvertrag? SLA-Anhänge, KPI, Pönalen (z. B. SLA-Verstöße), Bonus (Einsparungen?),

Laufzeit (3–5 Jahre?), Eskalationswege, Optionsklauseln für Erweiterungen, TCO-Betrachtungen.

Bieterfragen, Submission, (ggf. Verhandlungsrunden), Zuschlag, Implementierungsphase (Parallelbetrieb?), Kick-off.

Ggf. Werksstillstände oder Ferienphasen nutzen, um Reinigungen oder Umbauten intensiver durchführen zu können.

Objektlisten, Maschinen-/Anlagenlisten (Instandhaltungsumfang), Sicherheitskonzept (ATEX-Bereiche, Explosionsschutzdokument, Brandschutzpläne), Musterrundgänge etc.

Bei öffentlichem AG: UVgO/VOL/A (Dienstleistungen), ab bestimmtem Volumen EU-Vergabe.

Privat: Meist Einholung mehrerer Angebote, Verhandlungsrunden, finaler Zuschlag.

Preis (Pauschale, Einzelpositionen, TCO?),

Qualität: Fach- und Branchenkompetenz (Industrie-FM), Referenzen, Schulungskonzept, Personalkapazität,

Service: SLA (Reaktionszeit, Verfügbarkeit, 24/7-Bereitschaft), Eskalation,

Sicherheit: ATEX-Know-how, HSE-Konzepte, Unfallschutz, PSA.

Nachhaltigkeit: Reduktion Energie-, Wasser-, Chemieverbräuche, ESG-Reporting, Tariftreue.

Formale Vollständigkeit, Eignungsnachweise, Plausibilität.

ggf. Bietergespräche, Werksbesichtigung, Bemusterung.

Vertragsunterzeichnung, Abstimmung Start, ggf. Parallelphase wenn alter Dienstleister abgelöst wird.

Daten- und Informationsübergabe (bestehende Wartungspläne, Reinigungsrouten, Sicherheitskonzepte, Lagerbestände).

Personalübernahme? Spezielle Arbeitsfreigabeverfahren im Produktionsbereich?

Tägliche / wöchentliche / monatliche Services: Wartung HLK, Reinigungszyklen, Security, Abfallentsorgung.

Nutzung digitaler Tools (CAFM-System, TTS-Software?), Ticketing, KPI-Reporting.

SLA-Tracking (z. B. Wartezeit bis Reinigungsdurchführung in Produktionsumgebung),

Prozess bei Sicherheitsmeldungen, Störungen, Unfällen.

Lenkungskreis / Steering Committee (Einkauf, Produktion, Dienstleister).

Energieeffizienz-Analyse, Reduzierung Betriebskosten, Prozessverbesserungen (z. B. Reinigungsroboter, KI-gestützte Instandhaltungsprognosen).

Ggf. Implementierung von ESG-Kriterien (Müllvermeidung, E-Fahrzeuge in Fuhrpark).

Szenarien: Großbrand, Explosion, Chemieunfall, Gasaustritt.

Dienstleister muss Rollen im Notfall übernehmen (z. B. Evakuierung, Notfallteams, Kommunikation mit Feuerwehr).

Bei kritischen Anlagen (z. B. Kompressoren, Pumpen) Minimierung Ausfallrisiko durch Ersatzgeräte, definierte Wiederanlaufzeiten.

Koordination mit Versicherern, Absprachen (VdS-Konzepte?).

Minimierung Reinigungschemie, Green Cleaning, Energieeffiziente HLK-Betriebsweise,

Mögliche Reduktion von CO₂-Emissionen, Monitoring (Energie, Wasser), Integration in TTS-Energiemanagement.

Einhaltung Tariftreue, Arbeits- und Sozialstandards, Gender- und Diversity-Policies.

Transparente Audits, Berichte, Einhaltung Corporate-Compliance, Anti-Korruptionsrichtlinien.