Maschinen

Hydraulikschläuche unterliegen im Betrieb Alterung und Verschleiß – das Material kann mit der Zeit verspröden, und ein geplatzter Schlauch kann schlagartig austretendes Hochdrucköl freisetzen. Solche Versagen treten oft explosionsartig und ohne Vorwarnung auf, was gravierende Unfälle verursachen kann. Daher schreibt die DGUV Regel 113-020 vor, dass der Betreiber im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung eine klare Dokumentation erstellt, die Prüfart, Prüfumfang und Prüffristen für alle hydraulischen Schlauchleitungen festlegt. In diesem Dokument müssen für jede Schlauchleitung der maximale zulässige Nutzungszeitraum (betriebliche Verwendungsdauer) und das Austauschintervall definiert sein – unter Berücksichtigung von Herstellerempfehlungen, Einsatzbedingungen und Risikoklasse der Leitung. Ebenso ist festzulegen, wie die Überprüfung erfolgt (z.B. tägliche Sichtprüfung durch Nutzer, regelmäßige fachkundige Sicht- und Druckprüfung in bestimmten Intervallen) und nach welchen Kriterien ein Schlauch vorzeitig ausgetauscht werden muss (z.B. sichtbare Beschädigungen, Undichtigkeiten, Überschreiten einer bestimmten Einsatzdauer). Diese vorausschauende Prüf- und Austauschkultur ist besonders wichtig bei Hochdruckhydraulik, da unsachgemäße Wartung oder fehlende Planung hier eine der häufigsten Unfallursachen darstellt. Durch die dokumentierte Festlegung der Prüffristen wird sichergestellt, dass kein Schlauch länger als vertretbar im Einsatz ist und rechtzeitig ersetzt wird, um Ausfälle und Gefahren zu minimieren.

Regelmäßige Maschinenprüfungen – sowohl wiederkehrende Prüfungen in festgelegten Intervallen als auch anlassbezogene Prüfungen (z.B. nach Reparaturen oder Unfällen) – gehören zu den wichtigsten Sicherheitsmaßnahmen im Betrieb. Die BetrSichV und die TRBS 1201 schreiben vor, dass solche Prüfungen von einer zur Prüfung befähigten Person durchgeführt und ihre Ergebnisse schriftlich festgehalten werden. Ein Prüfbericht dient dabei als Nachweis, dass die Maschine zum Prüfzeitpunkt sicher verwendet werden kann. Darin werden Prüfart und -umfang dokumentiert, also ob es sich z.B. um eine jährliche Routineprüfung oder eine außerordentliche Prüfung nach Instandsetzung handelt und welche Teile oder Funktionen der Maschine geprüft wurden. Außerdem enthält das Protokoll die angewendeten Prüfmethoden (etwa Messungen von Druck, Temperatur, Spiel, elektrische Messungen etc.), die konkreten Messergebnisse sowie eine Bewertung des Maschinenzustands. Festgestellte Mängel werden mit Angabe der erforderlichen Mängelbeseitigung vermerkt, und es wird dokumentiert, ob die Maschine ohne Einschränkungen weiterbetrieben werden darf oder ob Auflagen bestehen. Der Prüfbericht ist vom Prüfer zu datieren und zu unterschreiben; oft wird auch der nächste Prüftermin bereits angegeben. In der Praxis müssen diese Berichte jederzeit verfügbar sein – sei es für interne Auswertungen, für Behörden oder die Berufsgenossenschaft. Ist die Prüfdokumentation lückenhaft oder fehlt sie, gilt das Arbeitsmittel als nicht sicher betrieben; die Aufsichtsbehörde kann in so einem Fall die Nutzung untersagen, bis der Nachweis ordnungsgemäßer Prüfungen erbracht ist.

Regelmäßige Maschinenprüfungen – sowohl wiederkehrende Prüfungen in festgelegten Intervallen als auch anlassbezogene Prüfungen (z.B. nach Reparaturen oder Unfällen) – gehören zu den wichtigsten Sicherheitsmaßnahmen im Betrieb. Die BetrSichV und die TRBS 1201 schreiben vor, dass solche Prüfungen von einer zur Prüfung befähigten Person durchgeführt und ihre Ergebnisse schriftlich festgehalten werden. Ein Prüfbericht dient dabei als Nachweis, dass die Maschine zum Prüfzeitpunkt sicher verwendet werden kann. Darin werden Prüfart und -umfang dokumentiert, also ob es sich z.B. um eine jährliche Routineprüfung oder eine außerordentliche Prüfung nach Instandsetzung handelt und welche Teile oder Funktionen der Maschine geprüft wurden. Außerdem enthält das Protokoll die angewendeten Prüfmethoden (etwa Messungen von Druck, Temperatur, Spiel, elektrische Messungen etc.), die konkreten Messergebnisse sowie eine Bewertung des Maschinenzustands. Festgestellte Mängel werden mit Angabe der erforderlichen Mängelbeseitigung vermerkt, und es wird dokumentiert, ob die Maschine ohne Einschränkungen weiterbetrieben werden darf oder ob Auflagen bestehen. Der Prüfbericht ist vom Prüfer zu datieren und zu unterschreiben; oft wird auch der nächste Prüftermin bereits angegeben. In der Praxis müssen diese Berichte jederzeit verfügbar sein – sei es für interne Auswertungen, für Behörden oder die Berufsgenossenschaft. Ist die Prüfdokumentation lückenhaft oder fehlt sie, gilt das Arbeitsmittel als nicht sicher betrieben; die Aufsichtsbehörde kann in so einem Fall die Nutzung untersagen, bis der Nachweis ordnungsgemäßer Prüfungen erbracht ist.

Prüfberichte für Hydraulik-Schlauchleitungen sind ein spezialisiertes Pendant zu allgemeinen Maschinen-Prüfprotokollen und tragen der besonderen Gefährdungslage hydraulischer Systeme Rechnung. Hydraulikdefekte – etwa geplatzte Schläuche – gehören zu den folgenschwersten Maschinenstörungen, da austretendes Hydrauliköl unter Hochdruck schwere Verletzungen (z.B. Flüssigkeitseinspritzungen in die Haut) verursachen oder wichtige Steuerfunktionen schlagartig ausfallen können. Aus diesem Grund ist die regelmäßige Überprüfung aller Hydraulikschlauchleitungen und die lückenlose Dokumentation der Ergebnisse unabdingbar. In einem Schlauchleitungs-Prüfbericht wird jede Leitung eindeutig identifiziert, typischerweise durch eine Kennzeichnung oder ID-Nummer, die auf dem Schlauch angebracht ist. Weiterhin wird das Herstellungs- bzw. Einbaudatum festgehalten, da die Verwendungsdauer begrenzt ist. Der Bericht umfasst die Befunde der jeweiligen Prüfung: Von Sichtprüfungen (etwa auf Risse, Scheuerstellen, Undichtigkeiten) über Funktionsprüfungen bis hin zu eventuellen Drucktests. Der Verschleißzustand wird bewertet und dokumentiert – z.B. ob Alterungsrisse erkennbar sind oder die Schlaucharmaturen korrodiert sind. Ein zentrales Element ist die Festlegung eines Austauschdatums: Entweder das Datum, bis zu dem der Schlauch spätestens ersetzt werden muss (entsprechend den vorgeschriebenen Höchstnutzungsdauern, oft max. 6 Jahre bei normaler Beanspruchung, ggf. kürzer bei intensiver Beanspruchung), oder das tatsächlich erfolgte Austauschen wird mit Datum bestätigt. Diese Informationen stellen sicher, dass keine Schlauchleitung unbegrenzt in Betrieb bleibt. Für den Betreiber dienen die Schlauch-Prüfberichte als Nachweis, dass er der DGUV-R 113-020 und der BetrSichV gerecht wird. Gleichzeitig ermöglichen sie eine proaktive Instandhaltung: Verschleißtrends können erkannt und Ausfälle verhindert werden, indem Schläuche planmäßig gewechselt werden, bevor ein gefährlicher Defekt auftritt.

Elektrische Prüfungen an Maschinen sind gesetzlich vorgeschrieben und ein integraler Bestandteil dafür, dass eine Maschine überhaupt betrieben werden darf. Die DGUV Vorschrift 3/4 (ehemals BGV A3) und die einschlägigen VDE-Bestimmungen (insbesondere VDE 0701/0702) verlangen, dass alle elektrischen Betriebsmittel einer Maschine – von der Stromversorgung über Antriebe bis zur Steuerung – vor Inbetriebnahme und in regelmäßigen Abständen durch eine Elektrofachkraft geprüft werden. In einem Prüfprotokoll der elektrischen Ausrüstung werden sämtliche durchgeführten Messungen und Kontrollen dokumentiert, um die sichere Beschaffenheit der Elektrik nachzuweisen. Dazu gehören unter anderem die Schutzleiterprüfung (Überprüfung, ob alle leitfähigen Gehäuseteile korrekt mit dem Schutzleiter verbunden sind und ein niedriger Durchgangswiderstand vorliegt), die Isolationsmessung (Messung des Isolationswiderstands, um sicherzustellen, dass keine unzulässigen Kriechströme fließen) sowie eine Funktionsprüfung wichtiger Sicherheitsfunktionen (z.B. Not-Aus-Schalter, Abschaltungen, Schutzrelais). Festgestellte Mängel oder Abweichungen werden im Protokoll festgehalten, und es ist zu vermerken, welche Maßnahmen zur Behebung ergriffen wurden, bevor der Betrieb fortgesetzt wird. Außerdem wird der Prüfintervall bzw. der Termin der nächsten Prüfung angegeben, der sich nach gesetzlichen Vorgaben und der Gefährdungsbeurteilung richtet (häufig z.B. alle 12 Monate für ortsveränderliche Geräte, längere Intervalle für ortsfeste Anlagen, sofern die Umgebungsbedingungen dies zulassen). Besonders in modernen Maschinen mit komplexer Elektronik, Sensorik und Frequenzumrichtern ist die regelmäßige elektrische Prüfung unverzichtbar, da Fehler in diesen Systemen gravierende Sicherheitsrisiken bergen können – vom Stromschlagrisiko bis zum Ausfall sicherheitsrelevanter Steuerungen. Das Prüfprotokoll bildet hier den entscheidenden Nachweis, dass die elektrische Ausrüstung den Sicherheitsanforderungen entspricht, und muss entsprechend sorgfältig geführt und aufbewahrt werden.

Eine „zur Prüfung befähigte Person“ im Sinne der BetrSichV ist jemand, der aufgrund seiner fachlichen Ausbildung, Berufserfahrung und zeitnahen beruflichen Tätigkeit die Kompetenz besitzt, Prüfungen an Arbeitsmitteln durchzuführen. Damit diese Rolle im Unternehmen klar geregelt und nachweisbar ist, wird die betreffende Person vom Arbeitgeber formell bestellt. Die schriftliche Bestellung zur befähigten Person ist ein zentrales Organisationsdokument: Es hält fest, welche Qualifikationen (etwa Fachausbildung, Schulungen, ggf. Zertifikate nach TRBS 1203 oder VDI 4068) die Person vorweisen kann, und definiert genau die Aufgaben, Befugnisse und Verantwortlichkeiten im Rahmen der Prüftätigkeit. Dazu gehört zum Beispiel die Benennung der konkreten Arbeitsmittel oder Prüfbereiche, für die die Person befähigt ist (z.B. Krane, Druckbehälter, elektrische Anlagen), sowie der Hinweis, dass sie bei der Durchführung der Prüfungen weisungsfrei und unabhängig agieren darf. Ebenfalls kann in der Bestellung vermerkt sein, dass die Person verpflichtet ist, sich regelmäßig weiterzubilden, um ihre Fachkunde zu erhalten (gemäß Empfehlungen der VDI 4068 etwa alle 3 bis 5 Jahre eine Fortbildung). Aus juristischer Sicht dient die Bestellung als Nachweis, dass der Arbeitgeber seiner Pflicht nachkommt, nur geeignete Personen mit Prüfungen zu betrauen. Bei fehlender oder unklarer Beauftragung könnte im Schadensfall die Wirksamkeit der Prüfungen infrage gestellt werden. Deshalb verlangen Auditoren und Aufsichtsbehörden oft Einsicht in die Bestellschreiben. Ohne eine solche Bestellung sind erstellte Prüfprotokolle im Zweifelsfall nicht rechtskonform, da die formale Legitimation des Prüfers fehlt.

Hersteller von Maschinen sind verpflichtet, zu jeder Maschine eine umfassende Benutzerinformation mitzuliefern, da ohne diese Unterlagen keine CE-Konformität erreicht wird. Die DIN EN ISO 12100 (Sicherheit von Maschinen – Allgemeine Gestaltungsleitsätze) schreibt vor, dass im Rahmen der Risikobeurteilung nicht nur konstruktive und technische Schutzmaßnahmen berücksichtigt werden, sondern auch Informationen an den Benutzer als Schutzmaßnahme vorgesehen sind. Zu den Benutzerinformationen zählen insbesondere die Betriebsanleitung und sicherheitstechnische Hinweise an der Maschine selbst (z.B. Warnschilder). In der Betriebsanleitung müssen alle sicherheitsrelevanten Aspekte für den Lebenszyklus der Maschine abgedeckt sein: Sie enthält eine Beschreibung der bestimmungsgemäßen Verwendung der Maschine und warnt vor vorhersehbarem Missbrauch oder Fehlanwendungen, die zu Gefährdungen führen könnten. Ebenso müssen alle Restrisiken aufgeführt sein, die trotz technischer Schutzmaßnahmen verbleiben – verbunden mit Hinweisen, wie der Benutzer diese Risiken minimieren kann (z.B. durch Schutzausrüstung oder bestimmte Verhaltensweisen). Weiterhin werden die sicheren Arbeitsschritte und Betriebsbedingungen erklärt, einschließlich Montage, Inbetriebnahme, Bedienung, Wartung und Reinigung, jeweils unter dem Aspekt der Sicherheit. Wichtige Sicherheitsfunktionen der Maschine (wie Not-Halt, Sicherheitsverriegelungen, Lichtvorhänge, etc.) sind beschrieben, damit der Nutzer deren Bedeutung und korrekte Verwendung kennt. Für das Facility Management bildet diese Hersteller-Dokumentation die Grundlage, um eigene Betriebsanweisungen und Unterweisungen für die Mitarbeiter zu erstellen, die auf die betriebsspezifischen Gegebenheiten zugeschnitten sind. Sie dient auch als Referenz, um sicherzustellen, dass alle Sicherheitsvorkehrungen des Herstellers im Betrieb umgesetzt werden. Insgesamt sind die Benutzerinformationen ein unverzichtbarer Bestandteil der Maschinen-Dokumentation, da sie den sicheren Umgang mit dem Arbeitsmittel ermöglichen und im Ernstfall auch als Nachweis dienen, dass der Betreiber über alle Risiken informiert wurde.

Sobald in einem Betrieb mehrere Parteien gleichzeitig im Umfeld von Maschinen tätig sind – etwa eigene Mitarbeiter verschiedener Abteilungen, Fremdfirmen (Dienstleister, Wartungs- oder Montagefirmen) oder auch externe Lieferanten von Gefahrstoffen – entsteht eine erhöhte Gefährdung durch mögliche Überschneidungen ihrer Tätigkeiten. Um hier Unfälle oder Sicherheitsverstöße zu vermeiden, schreiben die Vorschriften eine klare Koordination vor. Häufig wird hierfür vom Arbeitgeber ein Koordinator bestellt, der die arbeitsschutzgerechte Zusammenarbeit der beteiligten Personen und Firmen überwacht. So fordert beispielsweise die DGUV Vorschrift 1 (§6) bei gleichzeitiger Tätigkeit mehrerer Unternehmen, dass ein weisungsbefugter Aufsichtsführender – umgangssprachlich Fremdfirmenkoordinator – benannt wird, der die Abstimmung übernimmt. Ähnlich wird bei gleichzeitigem Umgang mit Gefahrstoffen durch mehrere Beteiligte gemäß GefStoffV eine verantwortliche Koordinationsperson benötigt, die z.B. sicherstellt, dass sich die Verwendung verschiedener Chemikalien nicht gefährlich überschneidet. Die Bestellung eines Koordinators erfolgt schriftlich und sollte folgende Punkte enthalten: eine klare Aufgabenbeschreibung (etwa „Koordination aller Arbeitsschutzmaßnahmen bei Firma XYZ während der Montagearbeiten an Maschine ABC“), die Abgrenzung der Zuständigkeiten und Weisungsrechte gegenüber anderen Mitarbeitern und Fremdfirmen, den Nachweis erforderlicher Qualifikationen (z.B. Erfahrung im Arbeitsschutz, spezielles Fachwissen) sowie die Festlegung der Kommunikations- und Abstimmungswege (wie und in welcher Frequenz der Koordinator z.B. Sicherheitsbesprechungen durchführt, Meldungen entgegennimmt oder Entscheidungen dokumentiert). In der Praxis ist der Koordinator vor Ort oft der zentrale Ansprechpartner für alle Beteiligten in Fragen der Sicherheit: Er meldet etwa, wenn Arbeiten kollidieren könnten, koordiniert Sperrungen oder Freigaben von Anlagenteilen und achtet darauf, dass jede Partei ihre Gefährdungsbeurteilungen gegenseitig bekannt macht. Gerade auf Baustellen im Bestand oder in laufenden Produktionsanlagen ist diese Funktion unverzichtbar, um ein hohes Sicherheitsniveau zu gewährleisten. Die Dokumentation der Koordinator-Bestellung und der durchgeführten Koordinationsmaßnahmen schützt den Betreiber im Ernstfall auch rechtlich, da sie belegt, dass die Zusammenarbeiten organisiert und überwacht wurden, wie es BetrSichV und DGUV-Regeln verlangen.

Die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) verpflichtet Hersteller und Betreiber, Betriebsanleitungen als sicherheitsrelevante Primärunterlagen einzusetzen. Eine vom Hersteller mitgelieferte Betriebsanleitung bildet die unverzichtbare Grundlage für den sicheren Einsatz des Arbeitsmittels. Der Arbeitgeber kann die darin enthaltenen Informationen – nach einer Plausibilitätsprüfung – für seine eigene Gefährdungsbeurteilung und die Planung von Schutzmaßnahmen heranziehen. Insbesondere die bestimmungsgemäße Verwendung, Warnhinweise und Angaben zu Restrisiken aus der Hersteller-Dokumentation müssen im Betrieb umgesetzt werden. Daher ist die originale Betriebsanleitung stets im Arbeitsbereich verfügbar zu halten. Sie dient als Fundament für alle weiteren betrieblichen Dokumente (z.B. Betriebsanweisungen) und als Referenz bei Unterweisungen der Beschäftigten.

Die EU-Maschinenrichtlinie 2006/42/EG und die neue EU-Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 definieren detaillierte Anforderungen an Inhalt, Struktur und Sprache der Betriebsanleitung. Jeder Maschinenhersteller ist verpflichtet, vor dem Inverkehrbringen eine vollständige und verständliche Betriebsanleitung bereitzustellen, die alle Aspekte der Maschinensicherheit abdeckt. Dazu gehören unter anderem die Ergebnisse der Risikobeurteilung (mit Beschreibungen der verbliebenen Restrisiken), die bestimmungsgemäße Verwendung und vernünftigerweise vorhersehbare Fehlanwendungen, die Beschreibung technischer Schutzeinrichtungen, sicherheitskritische Betriebszustände sowie detaillierte Hinweise zu Wartung und regelmäßigen Prüfungen. Die Betriebsanleitung muss in der Amtssprache des jeweiligen Benutzerlandes verfasst sein und den formalen Vorgaben (z.B. nach DIN EN ISO 12100 und VDI 6026-1) entsprechen. Ohne eine solche CE-konforme Anleitung darf eine Maschine nicht erstmalig in Betrieb genommen werden.

Für das Facility Management sind diese Hersteller-Dokumentationen ebenfalls essenziell. Sie ermöglichen die CE-Auditfähigkeit – d.h. bei Überprüfungen kann lückenlos nachgewiesen werden, dass alle vorgeschriebenen Unterlagen vorliegen – und sie erleichtern die Anlagenintegration. Konkret können anhand der Betriebsanleitung Wartungspläne erstellt, Ersatzteilbedarfe ermittelt und Schulungen vorbereitet werden. Insgesamt stellt die Maschinen-Betriebsanleitung sicher, dass die Maschine sowohl rechtlich (Produktsicherheit) als auch praktisch (Betriebssicherheit) korrekt in die Betriebsabläufe eingebunden ist.

Elektrische Maschinen und Komponenten dürfen nur betrieben werden, wenn der Hersteller vollständige sicherheitstechnische Hinweise gemäß der 1. ProdSV (Erste Verordnung zum Produktsicherheitsgesetz, Umsetzung der Niederspannungsrichtlinie) bereitstellt. Die Niederspannungsrichtlinie 2014/35/EU verlangt, dass der Benutzer in einer Bedienungsanleitung umfassend über die sichere Installation und Nutzung des elektrischen Betriebsmittels informiert wird. In der Anleitung müssen alle relevanten elektrischen Kenndaten (wie Nennspannung, Stromart und -stärke, Frequenz, Leistungsaufnahme), die erforderlichen Schutzmaßnahmen (z.B. Erdung, Absicherung, Schutzklasse), detaillierte Hinweise zur Inbetriebnahme (Montage, Anschluss, Prüfungen vor dem Einschalten) sowie Angaben zur Fehlerdiagnose und Störungsbehebung enthalten sein. Ebenfalls wichtig sind klare Kennzeichnungen und Warnhinweise an Gerät und Dokumentation, um vor elektrischem Schlag, Überhitzung oder anderen Gefahren zu schützen.

Diese vom Hersteller gelieferten Informationen sind Voraussetzung für eine gefahrlose Erstinbetriebnahme durch den Betreiber. Zudem bilden sie die Grundlage, um im laufenden Betrieb die elektrotechnischen Prüfungen nach DGUV Vorschrift 3 (ehemals BGV A3) durchzuführen. Der Facility Manager entnimmt der Betriebsanleitung z.B. Prüfvorgaben und Wartungsintervalle für elektrische Sicherheitsprüfungen. Fehlen solche Herstellerangaben, darf das elektrische Arbeitsmittel nicht ohne Weiteres in Betrieb genommen werden, da andernfalls die Einhaltung der grundlegenden Sicherheitsanforderungen nicht sichergestellt ist.

Betriebsanweisungen sind unternehmensinterne Dokumente, die auf Basis der Hersteller-Betriebsanleitung und der Gefährdungsbeurteilung erstellt werden. Sie übersetzen die allgemeinen Sicherheitshinweise des Herstellers in konkrete, auf den jeweiligen Arbeitsplatz zugeschnittene Handlungsanweisungen. Dabei werden alle für die Beschäftigten relevanten Gefahren und die zugehörigen Schutzmaßnahmen verständlich dargestellt – von sicherem Verhalten im Normalbetrieb, über das richtige Vorgehen bei Störungen oder Notfällen, bis hin zu Bedienungsregeln und erforderlicher persönlicher Schutzausrüstung (PSA).

Die Betriebsanweisung wird vom Arbeitgeber verantwortet (in der Praxis meist durch die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder Vorgesetzte ausgearbeitet) und in klarer, verständlicher Sprache verfasst. Häufig kommen Piktogramme und farbliche Markierungen zum Einsatz, um wichtige Hinweise hervorzuheben. Dieses Dokument muss am Arbeitsplatz selbst ausgehängt oder griffbereit vorhanden sein, damit Beschäftigte es jederzeit einsehen können. Außerdem dient es als Grundlage für die regelmäßige Unterweisung der Mitarbeiter (mindestens jährlich gemäß BetrSichV). Ändern sich Arbeitsbedingungen, Arbeitsverfahren oder es treten neue Gefährdungen zutage, ist die Betriebsanweisung unverzüglich zu aktualisieren. Eine sorgfältig erstellte und stets aktuelle Betriebsanweisung trägt maßgeblich zur sicheren Maschinenbedienung im Betrieb bei und erfüllt die Forderung der BetrSichV nach schriftlichen Anweisungen für die Beschäftigten.

Hydraulische Anlagen arbeiten mit sehr hohen Drücken und bergen daher besondere Risiken. Die DGUV-Regel 113-020 („Hydraulik-Schlauchleitungen und Hydraulik-Flüssigkeiten – Regeln für den sicheren Einsatz“) verlangt, dass für Maschinen mit Hydrauliksystemen eine gesonderte, schriftliche Betriebsanweisung vorhanden sein muss.

In dieser speziellen Betriebsanweisung sind zusätzliche Schutzmaßnahmen festzulegen, die auf die charakteristischen Gefahren der Hydraulik eingehen. Dazu gehören insbesondere Vorgaben zur Einhaltung zulässiger Druckbereiche im Betrieb, regelmäßige Prüfungen der hydraulischen Komponenten (z.B. Sichtkontrollen der Schlauchleitungen auf Risse oder Scheuerstellen, fristgerechter Austausch gealterter Schläuche) und technische Vorkehrungen gegen unkontrollierten Druckabbau. Außerdem werden Maßnahmen gegen Leckagen und Ölnebelbildung beschrieben, etwa das sofortige Reinigen von ausgelaufenem Öl und das Vermeiden von Zündquellen in der Umgebung. Ebenso wichtig sind die definierten Notfallmaßnahmen: Mitarbeiter müssen wissen, wie bei einem plötzlichen Schlauchplatzer zu reagieren ist (z.B. Maschine sofort drucklos machen, Gefahrenbereich räumen) und dass bei Hochdruck-Injektionsverletzungen (Einspritzen von Hydrauliköl in die Haut) unverzüglich ärztliche Hilfe erforderlich ist.

Eine auf Hydraulikgefahren zugeschnittene Betriebsanweisung ist besonders bei Hebezeugen, Pressen, hydraulischen Pumpen, Aggregaten oder Hydromotoren unverzichtbar. Sie stellt sicher, dass trotz der hohen Energiedichten und spezifischen Gefahren solcher Maschinen die Beschäftigten genau instruiert sind, um Unfälle wie Quetschungen, Berstverletzungen oder Brände durch Ölnebel zu verhindern.

Die Betriebssicherheitsverordnung ermöglicht es dem Arbeitgeber in bestimmten Fällen, ein vereinfachtes Prüfverfahren für Arbeitsmittel anzuwenden. Voraussetzung dafür ist, dass die Gefährdungsbeurteilung ergibt, dass von dem betreffenden Arbeitsmittel nur geringe Gefährdungen ausgehen. Konkret bedeutet das: Die Maschine entspricht den geltenden Sicherheitsvorschriften, wird ausschließlich bestimmungsgemäß und unter bekannten, unveränderten Bedingungen verwendet, und es treten unter Berücksichtigung der Arbeitsumgebung und Nutzung keine zusätzlichen Gefahren auf. Ist dies der Fall, darf auf weitergehende Maßnahmen gemäß BetrSichV §§ 8, 9 verzichtet werden und es können z.B. längere Prüfintervalle oder reduzierte Prüfumfänge festgelegt werden, als sie für höher riskante Arbeitsmittel üblich sind.

Dieses vereinfachte Vorgehen muss allerdings schriftlich dokumentiert und nachvollziehbar begründet werden. In der Dokumentation des vereinfachten Verfahrens hält der Arbeitgeber fest, auf welcher Grundlage die Einstufung „überschaubares Gefährdungspotenzial“ erfolgt ist (Begründung der Einstufung durch Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung). Weiter werden der angepasste Prüfumfang beschrieben (Welche Teile oder Eigenschaften des Arbeitsmittels werden noch regelmäßig geprüft?) und die verlängerten Prüffristen angegeben. Auch die Anforderungen an das Prüfpersonal sind zu nennen – beispielsweise, ob eine elektrotechnisch unterwiesene Person anstelle eines Sachverständigen die Prüfungen durchführen darf. Diese Dokumentation ist eine wichtige Grundlage für das interne Prüfkonzept im Facility Management: Sie stellt sicher, dass alle Beteiligten wissen, welche Arbeitsmittel in welche Prüfkategorie fallen, und dient als Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden oder Auditoren. Durch ein dokumentiertes vereinfachtes Prüfverfahren können Prüfroutinen effizienter gestaltet werden, ohne die Sicherheit zu vernachlässigen, da die Entscheidung für geringeren Prüfaufwand ausdrücklich und prüfbar begründet ist.

Die Gefährdungsbeurteilung (GBU) ist das zentrale Instrument, um alle Gefahren beim Betrieb einer Maschine systematisch zu ermitteln und geeignete Schutzmaßnahmen festzulegen. Sie muss vor der ersten Inbetriebnahme des Arbeitsmittels durchgeführt und dokumentiert werden. Dabei untersucht der Arbeitgeber alle Arbeitsabläufe und Einsatzbedingungen der Maschine im konkreten Betrieb auf potenzielle Gefährdungen (z.B. mechanische, elektrische, ergonomische Risiken) und bewertet das jeweilige Risiko. Anschließend werden technische und organisatorische Maßnahmen definiert, um die festgestellten Gefährdungen zu beseitigen oder auf ein akzeptables Maß zu reduzieren. Die Ergebnisse dieses Prozesses werden schriftlich festgehalten – inklusive der identifizierten Gefahren, der durchgeführten Risikobewertung, der festgelegten Schutzmaßnahmen sowie Hinweise auf Wirksamkeitskontrollen (Überprüfung, ob die Maßnahmen greifen) und die zuständige verantwortliche Person. Ebenso gehören Angaben zu Prüfintervallen (wie oft und in welchem Umfang die Maschine geprüft werden muss) zur GBU-Dokumentation, da diese Teil der Schutzmaßnahmenstrategie sind. Die Gefährdungsbeurteilung ist kein einmaliges Dokument, sondern kontinuierlich zu pflegen: Ändern sich Arbeitsbedingungen, wird das Arbeitsmittel wesentlich verändert oder ergeben sich neue Erkenntnisse (z.B. durch Unfälle oder Aktualisierung des „Standes der Technik“), so muss die GBU aktualisiert und die Dokumentation entsprechend fortgeschrieben werden.

Die dokumentierte Gefährdungsbeurteilung verbindet alle relevanten Herstellerinformationen (etwa Warnhinweise und Restrisiken aus der Betriebsanleitung, die vom Hersteller erstellte Risikobeurteilung) mit den spezifischen betrieblichen Gegebenheiten zu einem umfassenden, rechtssicheren Gesamtbild. Sie ist damit das Bindeglied zwischen Herstellerdokumentation und den Arbeitsschutzmaßnahmen des Betreibers. Bei Audits und Kontrollen – sei es durch die Berufsgenossenschaft, den TÜV oder die Gewerbeaufsichtsbehörde – wird die aktuelle GBU regelmäßig eingefordert, da ohne ihren Nachweis ein rechtskonformer Betrieb nicht gegeben ist. Ein fehlendes oder veraltetes Gefährdungsbeurteilungs-Dokument stellt einen Verstoß gegen die Pflichten des Arbeitgebers dar und kann im Ernstfall zu Haftungsproblemen führen. Umgekehrt weist ein vollständiger und aktueller GBU-Nachweis gegenüber Prüfern und Versicherern nach, dass der Betreiber seiner Fürsorge- und Sorgfaltspflicht in vollem Umfang nachkommt und die Sicherheit der Beschäftigten gewährleistet.

Unvollständige Maschinen (z. B. Antriebsmodule, Pumpenaggregate oder ähnliche Baugruppen) sind für sich genommen nicht einsatzbereit und besitzen keine eigene CE-Kennzeichnung. Sie dürfen erst betrieben werden, nachdem sie bestimmungsgemäß in eine vollständige Maschine oder Anlage integriert wurden. Die Montageanleitung legt alle technischen Voraussetzungen und Bedingungen für diesen Einbau fest. Sie enthält insbesondere die EU-Einbauerklärung des Herstellers sowie detaillierte Vorgaben zur mechanischen und elektrischen Montage, zur Beschreibung der Schnittstellen und zu den erforderlichen Schutzmaßnahmen. Durch die Befolgung der Montageanleitung wird sichergestellt, dass das Gesamtsystem nach der Integration alle grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen erfüllt und damit CE-konform und betriebsbereit ist.

Laut Arbeitsschutzvorschriften (insbesondere BetrSichV) dürfen Maschinen nur von ausreichend unterwiesenen Beschäftigten bedient werden. Ein Unterweisungsprotokoll dient dazu, diesen Schulungsprozess und seine Inhalte schriftlich festzuhalten.

Darin wird dokumentiert, welche Bedienhinweise, Gefahren und Schutzmaßnahmen (einschließlich persönlicher Schutzausrüstung) den Mitarbeitern vermittelt wurden. Ebenso enthält das Protokoll das Datum der Unterweisung, die Namen und Unterschriften aller Teilnehmer sowie die verantwortliche unterweisende Person. Dieses Dokument ist ein verpflichtender Nachweis gegenüber Berufsgenossenschaften, Aufsichtsbehörden und im Haftungsfall, dass die Unterweisung stattgefunden hat. Unterweisungen müssen regelmäßig – mindestens einmal jährlich oder bei wesentlichen Änderungen – erfolgen und protokolliert werden, damit der Kenntnisstand der Mitarbeiter stets aktuell bleibt.

Elektrisch betriebene Maschinen und ihre Steuerungskomponenten bergen Risiken wie Stromschläge oder Kurzschlüsse und müssen daher in festgelegten Intervallen fachgerecht geprüft werden. Die DGUV-Vorschrift 3 (ehemals BGV A3) legt hierzu spezifische Prüfanforderungen und Grenzwerte fest – beispielsweise für Isolationswiderstände, Schutzleiterdurchgängigkeit oder die einwandfreie Auslösung von Fehlerstromschutzschaltern.

Alle Messergebnisse und Befunde dieser wiederkehrenden Prüfungen werden im Prüfbuch für elektrische Betriebsmittel lückenlos dokumentiert. Das Prüfbuch enthält pro geprüftem Gerät oder Anlagenteil die ermittelten Prüfdaten, eine Bewertung etwaiger Mängel sowie die Bestätigung der sicheren Weiterbenutzung durch die prüfende Elektrofachkraft. Durch diese Dokumentation kann der Betreiber jederzeit nachweisen, dass die Vorgaben der BetrSichV in Bezug auf die elektrische Sicherheit eingehalten werden. Insbesondere bei Anlagen mit umfangreicher Elektrotechnik (wie Schaltschränken, Antrieben oder Umrichtern) ist ein sorgfältig geführtes Prüfbuch unerlässlich; es wird von den Unfallversicherungsträgern im Rahmen von Audits oft zur Einsicht angefordert.

Ein umfassendes Schutzkonzept ist das Kernstück der Gefährdungssteuerung beim Betrieb von Maschinen. Ausgehend von der Gefährdungsbeurteilung (gemäß TRBS 1111) werden darin alle identifizierten Gefahren – seien sie mechanischer, elektrischer oder ergonomischer Art – systematisch durch geeignete Schutzmaßnahmen adressiert. Technische Schutzmaßnahmen umfassen beispielsweise Schutzeinhausungen, Verriegelungen, Lichtschranken, Not-Aus-Einrichtungen oder Zweihandbedienungen, die direkt an der Maschine die Risiken vermindern.

Organisatorische Maßnahmen umfassen z. B. Zugangsbegrenzungen nur für befugtes Personal, die Festlegung sicherer Arbeitsabläufe, regelmäßige Wartungen sowie Unterweisungen der Mitarbeiter. Ergänzend werden Anforderungen an die Persönliche Schutzausrüstung (PSA) festgelegt, falls technische Maßnahmen allein nicht ausreichen. Auch Notfallmaßnahmen (z. B. Verhaltensregeln bei Störungen oder Unfällen) sind Bestandteil des Konzepts.

Das Schutzkonzept bildet die Grundlage für Betriebsanweisungen und alle weiteren arbeitsschutzrelevanten Unterlagen. Es stellt sicher, dass für jede potenzielle Gefahr eine angemessene Vorsorge getroffen ist, und es dient dem Arbeitgeber zugleich als Nachweis, seiner gesetzlichen Schutzpflicht nachgekommen zu sein.

Gemäß BetrSichV und den einschlägigen Technischen Regeln (z. B. TRBS 3151) ist der Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitsunfälle, Beinaheunfälle und sonstige sicherheitsrelevante Störungen im Maschinenbetrieb systematisch zu erfassen und auszuwerten. Ein Unfall- und Schadensbericht hält den Hergang solcher Ereignisse fest, dokumentiert die ermittelten Ursachen und beschreibt die ergriffenen oder empfohlenen Abhilfemaßnahmen.

Wichtig ist dabei nicht nur die Dokumentation des einzelnen Vorfalls, sondern auch das Ableiten von Präventionsmaßnahmen, um ähnliche Ereignisse zukünftig zu verhindern. Die gewonnenen Erkenntnisse fließen zurück in die Gefährdungsbeurteilung: Nach schweren oder neuartigen Vorfällen muss die bestehende Beurteilung überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

So bildet der Unfallbericht eine Grundlage, um die bestehenden Schutzkonzepte kontinuierlich zu verbessern und die Arbeitssicherheit nachhaltig zu erhöhen. Gleichzeitig dient er als Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden und Unfallversicherungsträgern, dass der Betreiber seinen Dokumentations- und Lernpflichten nachkommt.

Zur Durchführung einer rechtskonformen Gefährdungsbeurteilung benötigt der Betreiber die vollständigen technischen Unterlagen des Maschinenherstellers. Dazu zählen insbesondere die Betriebsanleitung, technische Datenblätter, Angaben zu Leistungsgrenzen und zur bestimmungsgemäßen Verwendung sowie alle sicherheitstechnischen Kenndaten (z. B. Emissionswerte, Hinweise zu Schutzeinrichtungen) und Vorgaben zu Wartung und Prüfung.

Diese Herstellerdokumentation liefert die notwendigen Informationen, um alle potenziellen Gefahren im Betrieb korrekt zu ermitteln und geeignete Schutzmaßnahmen festzulegen. So sind darin etwa vorgeschriebene Wartungsintervalle oder Prüfverfahren angegeben, die für einen sicheren Betrieb über den gesamten Lebenszyklus der Maschine essenziell sind. Die BetrSichV verlangt, dass die vom Hersteller vorgesehenen Schutzmaßnahmen und Nutzungseinschränkungen bei der Gefährdungsbeurteilung berücksichtigt werden.

Fehlen solche Unterlagen oder werden sie ignoriert, kann keine rechtssichere und vollständige Bewertung der Risiken erfolgen. In der Praxis sind die Herstellerunterlagen daher die Grundvoraussetzung, um für jede Maschine die notwendigen Schutzvorkehrungen bestimmen und dokumentieren zu können.

Hersteller von unvollständigen Maschinen (z. B. einzelnen Antriebssystemen, Roboterarmen oder anderen modularen Einheiten) sind verpflichtet, für ihre Produkte eine technische Dokumentation zu erstellen. Diese besondere Dokumentation für unvollständige Maschinen enthält u. a. eine eigene Risikobeurteilung des Herstellers für die betreffende Baugruppe, detaillierte technische Spezifikationen und Zeichnungen sowie eine Beschreibung der vorgesehenen Schnittstellen.

Ebenso werden darin die Anforderungen an die zu integrierenden Schutzmaßnahmen festgehalten, die der finale Integrator (Maschinenbauer bzw. Betreiber) beim Einbau der Einheit umsetzen muss. Kernstück dieser Unterlagen ist die Einbauerklärung, in der der Lieferant bestätigt, welche grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen bereits erfüllt sind und welche Voraussetzungen beim Zusammenbau noch geschaffen werden müssen.

Da eine unvollständige Maschine kein eigenes CE-Zeichen trägt, ist diese Dokumentation entscheidend, um letztlich die CE-Konformität des Gesamtsystems zu erreichen. Nur wenn alle im technischen Dokument genannten Bedingungen und offenen Maßnahmen umgesetzt werden, kann das Gesamtsystem abschließend CE-konform erklärt und sicher betrieben werden.

Die BetrSichV schreibt vor, dass eine Gefährdungsbeurteilung regelmäßig überprüft und bei bestimmten Anlässen unverzüglich aktualisiert werden muss (z. B. bei Änderungen an der Maschine, veränderten Einsatzbedingungen, neuen Erkenntnissen nach Unfällen oder geänderten Herstellerangaben). Vorsorglich sollte spätestens alle zwei Jahre eine Überprüfung erfolgen, falls nicht bereits vorher ein konkreter Anlass eintritt.

Der Ergebnisvermerk zur Gefährdungsbeurteilung dokumentiert, dass eine solche turnusmäßige Prüfung durchgeführt wurde. Er hält fest, wann die Beurteilung zuletzt überprüft wurde und aus welchem Anlass (z. B. routinemäßige Revision zum Jahresende oder außerplanmäßig nach einem Störfall) sowie mit welchem Ergebnis. Ist die Gefährdungslage unverändert, wird dies im Vermerk mit Datum bestätigt; bei neu erkannten Gefahren oder erforderlichen Anpassungen von Schutzmaßnahmen werden diese im Vermerk beschrieben und von einer fachkundigen Person abgezeichnet.

Dieser Nachweis ist für die Betreiberhaftung und die behördliche Aufsicht wichtig, da er belegt, dass der Arbeitgeber seiner Pflicht zur kontinuierlichen Aktualisierung der Sicherheitsmaßnahmen nachkommt. Zugleich schafft ein regelmäßiger Überprüfungsvermerk Transparenz und zeigt Mitarbeitern wie Auditoren, dass die Schutzmaßnahmen stets auf dem aktuellen Stand gehalten werden.

Bereits bei der Beschaffung neuer Maschinen muss der Grundsatz der Sicherheit berücksichtigt werden. Die DGUV Vorschrift 1 („Grundsätze der Prävention“) fordert vom Arbeitgeber, nur solche Arbeitsmittel bereitzustellen, die den Arbeitsschutzvorschriften genügen. Daher wird von Lieferanten in der Regel eine schriftliche Verpflichtungserklärung eingefordert, in der sie die Konformität ihrer Maschinen oder Baugruppen mit allen einschlägigen Sicherheitsanforderungen bestätigen.

Diese Erklärung umfasst typischerweise die Bestätigung, dass die gelieferten Produkte den geltenden EU-Richtlinien (insbesondere der Maschinenrichtlinie bzw. neuen Maschinenverordnung) entsprechen, eine ordnungsgemäße CE-Kennzeichnung und Konformitätserklärung besitzen und nach dem Stand der Technik sicher konstruiert sind. Zusätzlich werden oft Angaben zu durchgeführten Prüfungen und zur Qualitätssicherung gemacht, um die Einhaltung dieser Anforderungen nachzuweisen.

Für den Auftraggeber im Facility Management ist eine solche Lieferanten-Erklärung ein zentrales Dokument im Beschaffungsprozess. Sie reduziert das Haftungsrisiko, indem sie die Verantwortung für die grundlegende Sicherheit des Produkts vertraglich auf den Lieferanten überträgt, und sie stellt sicher, dass keine unsicheren oder nicht regelkonformen Maschinen in Betrieb genommen werden. Damit wird die gesetzliche Pflicht, nur sichere Arbeitsmittel einzusetzen, nachvollziehbar erfüllt und dokumentiert.

Eine unvollständige Maschine ist ein Maschinenbauteil oder Modul, das für sich allein noch keine vollständige Funktion als Maschine erfüllt und erst durch den Einbau in eine andere Maschine einsatzfähig wird. Für solche Module muss der Hersteller gemäß Maschinenrichtlinie eine Einbauerklärung ausstellen. Mit dieser Erklärung bestätigt der Hersteller, dass das Teilgerät die für es zutreffenden grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsanforderungen erfüllt und sicher in eine Gesamtmaschine integriert werden kann.

Die Einbauerklärung enthält alle wichtigen Angaben zu dem Modul – eine genaue Beschreibung und Identifizierung (Typ, Modell, Seriennummer etc.), Angaben zu den vorgesehenen Schnittstellen und Anschlussbedingungen, eine Einschätzung verbliebener Restrisiken – sowie klare Montageanweisungen für den Einbau. Sie weist außerdem ausdrücklich darauf hin, dass die Inbetriebnahme der unvollständigen Maschine untersagt ist, bis die vollständige Maschine ihrerseits alle CE-Anforderungen erfüllt und eine Gesamtkonformität erklärt wurde. Dadurch wird sichergestellt, dass der Betreiber bzw. Integrator bei der Endmontage alle sicherheitsrelevanten Informationen berücksichtigt und abschließend die CE-Konformität der Gesamtanlage herstellen kann. Fehlt eine Einbauerklärung, darf das Modul nicht verbaut werden, da sonst die rechtliche Grundlage für den sicheren, konformen Betrieb der resultierenden Maschine fehlt.

Die Betriebssicherheitsverordnung schreibt vor, dass Prüfungen an Arbeitsmitteln – und damit auch an Maschinen – ausschließlich durch entsprechend befähigte Personen durchgeführt werden dürfen. Eine befähigte Person im Sinne der BetrSichV ist jemand, der durch fachliche Ausbildung, einschlägige Berufserfahrung und aktuelle berufliche Tätigkeit über die notwendigen Kenntnisse verfügt, um den sicheren Zustand von Maschinen beurteilen zu können. Der Arbeitgeber muss in einem Dokument festhalten, welche konkreten Qualifikationen, Fachkenntnisse und Erfahrungen für die Prüfer seiner Maschinen erforderlich sind. Dies umfasst beispielsweise Anforderungen an die technische Ausbildung (etwa Meister, Techniker oder Ingenieur im relevanten Fachgebiet), an die Dauer und Art der Berufserfahrung mit vergleichbaren Maschinen sowie an regelmäßige Fortbildungen über Normen und Sicherheitsvorschriften. Ebenso ist zu definieren, wie die Erfüllung dieser Anforderungen nachzuweisen ist – zum Beispiel durch Prüfungszeugnisse, Teilnahmezertifikate oder andere Qualifikationsnachweise.

Diese schriftliche Festlegung dient als klare interne Richtlinie, um bei der Auswahl und Bestellung von Prüfern im Unternehmen konsistente Maßstäbe anzulegen. Sie ermöglicht es zudem, gegenüber Dritten (z.B. Aufsichtsbehörden, Berufsgenossenschaften oder Auditoren) jederzeit nachzuweisen, dass die mit Prüfaufgaben betrauten Personen ausreichend qualifiziert und kompetent sind. Als Richtschnur kann hierbei die Technische Regel TRBS 1203 herangezogen werden, welche die Anforderungen an zur Prüfung befähigte Personen detailliert beschreibt. Insgesamt gewährleistet dieses Dokument, dass Maschinenprüfungen stets von geeignetem Fachpersonal durchgeführt werden, was eine zentrale Voraussetzung für sichere und rechtskonforme Prüfprozesse ist.

Gemäß BetrSichV hat der Arbeitgeber für jedes Arbeitsmittel schriftlich festzulegen, wann, in welcher Art und in welchem Umfang Prüfungen durchgeführt werden müssen. Dieses Prüfkonzept bzw. der Prüfplan für eine Maschine definiert zunächst die Art der Prüfungen (z.B. Sichtkontrolle, Funktionsprüfung, messtechnische Überprüfung) und den Prüfumfang (welche Komponenten oder Sicherheitsfunktionen überprüft werden). Ebenso sind die Fristen bzw. Intervalle festzulegen. Typischerweise werden darin die erste Prüfung vor Inbetriebnahme (Abnahme- bzw. Erstprüfung), die regelmäßigen wiederkehrenden Prüfungen (etwa jährlich, alle zwei Jahre oder gemäß vom Hersteller empfohlenen Intervallen) sowie außerordentliche Prüfungen nach besonderen Ereignissen vorgeschrieben. Als besondere Ereignisse gelten beispielsweise Unfälle, sicherheitsrelevante Störungen, längere Stillstandszeiten oder wesentliche technische Änderungen an der Maschine. In solchen Fällen schreibt die BetrSichV vor, dass vor Wiederinbetriebnahme eine zusätzliche Überprüfung durchzuführen ist, um die Betriebsfähigkeit und Sicherheit erneut zu bestätigen.

Das schriftliche Festhalten aller Prüfvorgaben stellt sicher, dass keine vorgeschriebene Prüfung versäumt wird. Für das Facility Management dient der Prüfplan als Basis, um alle Termine systematisch – etwa in einem CAFM-System – zu planen und umzusetzen. Gegebenenfalls können auf dieser Grundlage auch externe Prüfdienstleister oder Wartungsfirmen beauftragt werden, zu definierten Zeiten die erforderlichen Prüfungen durchzuführen. Eine konsequente, vorbeugende Prüfplanung verringert nicht nur Unfall- und Ausfallrisiken, sondern erleichtert auch die Nachweisführung bei Audits oder behördlichen Kontrollen. Gleichzeitig trägt sie zu einer hohen Anlagenverfügbarkeit bei, da Wartungen und Prüfungen vorausschauend koordiniert und Maschinenstillstände möglichst planbar gestaltet werden.

Die Gefährdungsbeurteilung einer Maschine darf nur von Personen durchgeführt werden, die über die nötige Fachkunde im Bereich Arbeitssicherheit und Maschinentechnik verfügen. Fachkunde bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Person neben einer entsprechenden fachlichen Ausbildung auch praktische Erfahrung in der Beurteilung von Maschinengefahren sowie Kenntnis der einschlägigen Vorschriften und Normen (z.B. der Maschinenrichtlinie, DIN EN ISO 12100 zur Risikobeurteilung, etc.) vorweisen kann. Der Arbeitgeber muss sicherstellen und dokumentieren, dass die Person, welche die Gefährdungsbeurteilung erstellt – sei es ein interner Mitarbeiter oder ein externer Dienstleister – diese Qualifikationskriterien erfüllt.

In der Praxis wird dieser Fachkundenachweis häufig durch spezielle Schulungen oder Zertifikatslehrgänge untermauert. Zum Beispiel bieten Berufsgenossenschaften, TÜV oder andere anerkannte Institutionen Fortbildungen zum Thema Maschinensicherheit und Risikobeurteilung an, deren Abschlusszertifikate als Qualifikationsnachweis dienen. Entsprechende Zeugnisse, Teilnahmebescheinigungen oder Referenzen sollten der Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung beigefügt sein. Bei Audits oder Begehungen – etwa durch die Aufsichtsbehörde oder die BG – wird häufig geprüft, wer die Gefährdungsbeurteilungen erstellt hat und welche fachliche Eignung diese Person besitzt. Die formale Dokumentation der Fachkunde schafft hier Transparenz und Rechtssicherheit: Sie stellt sicher, dass die Risikoanalyse mit dem erforderlichen Sachverstand erfolgt ist und im Ernstfall auch gegenüber Dritten verteidigt werden kann.

Die vom Hersteller bereitgestellten Wartungs- und Instandhaltungsunterlagen sind die verbindliche Grundlage dafür, eine Maschine über ihre gesamte Nutzungsdauer sicher und zuverlässig zu betreiben. In diesen Herstellerunterlagen (insbesondere in Betriebs- und Wartungshandbüchern) sind alle Maßnahmen beschrieben, die erforderlich sind, um den Sollzustand der Maschine zu erhalten. Dazu gehören Wartungsintervalle (z.B. tägliche Sichtprüfungen, wöchentliche Schmierungen, monatliche Funktionskontrollen, jährliche Inspektionen), Angaben zu Verschleißgrenzen und empfohlenen Austauschzyklen wichtiger Bauteile sowie detaillierte Anweisungen für die Durchführung von Wartungs- und Inspektionsarbeiten. Ebenfalls enthalten sind Listen der sicherheitskritischen Komponenten – also Bauteile, die bei Verschleiß oder Fehlfunktion ein erhöhtes Risiko darstellen – mit Vorgaben, wann diese auszutauschen sind (z.B. Bremsen, Not-Halt-Einrichtungen, Schutzeinrichtungen), und Ersatzteillisten, um ausschließlich geeignete Original- oder Freigabeteile zu verwenden.

Der Betreiber (Facility Management) ist verpflichtet, diese Herstellervorgaben zu beachten und in der Praxis umzusetzen. Gemäß BetrSichV hat der Arbeitgeber Instandhaltungsmaßnahmen auf der Grundlage der Gefährdungsbeurteilung und unter Berücksichtigung der Betriebsanleitung des Herstellers durchführen zu lassen. In der Regel werden daher die Herstellerinformationen direkt in den Wartungsplan der Maschine übernommen und bilden die Basis für Wartungsverträge mit externen Servicefirmen oder die Arbeitspläne des hauseigenen Instandhaltungspersonals. Bei Prüfungen durch Behörden oder im Schadensfall kann anhand der lückenlosen Dokumentation nachgewiesen werden, dass alle Wartungsarbeiten ordnungsgemäß und gemäß den Herstellerempfehlungen durchgeführt wurden. Die Herstellerunterlagen tragen somit maßgeblich zur Betriebssicherheit bei und sichern zugleich die Betreiberverantwortung ab, da der Betreiber nachweisen kann, alle Wartungspflichten erfüllt zu haben.

Für jede Maschine ist eine sorgfältige Gefährdungsbeurteilung gesetzlich vorgeschrieben. Um diese durchführen zu können, müssen sämtliche relevanten technischen und organisatorischen Informationen zusammengetragen werden. Diese Informationssammlung umfasst unter anderem die technischen Kenndaten der Maschine (z.B. Abmessungen, Leistung, Baujahr, Kapazitäten), die Herstellerangaben zur bestimmungsgemäßen Verwendung und zu vorhersehbarem Missbrauch, detaillierte Beschreibungen der Arbeitsabläufe und Nutzungsszenarien an der Maschine sowie bereits bekannte Restrisiken aus der mitgelieferten Betriebsanleitung oder früheren Erfahrungen. Hinzu kommen die spezifischen Umgebungsbedingungen am Einsatzort (z.B. Aufstellungsort, klimatische Einflüsse, Platzverhältnisse, Anschlusswerte) und organisatorische Rahmenbedingungen wie die Qualifikation der Bediener, Schichtmodelle oder die Anzahl der Personen, die typischerweise gleichzeitig an der Maschine arbeiten.

Ziel dieser umfassenden Datenerhebung ist es, ein vollständiges Bild aller Einflussfaktoren zu erhalten, die bei der Risikoanalyse berücksichtigt werden müssen. Anhand dieser Informationen kann die Gefährdungsbeurteilung systematisch alle möglichen Gefahrenquellen identifizieren (mechanische, elektrische, ergonomische, etc.) und angemessene Schutzmaßnahmen festlegen. Die dokumentierten Informationen bilden auch die Grundlage für weitere sicherheitsrelevante Unterlagen: So werden aus der Gefährdungsbeurteilung zum Beispiel Betriebsanweisungen für die Beschäftigten abgeleitet oder spezifische Prüfpläne erstellt, die die ermittelten Risiken berücksichtigen. Eine vollständige und nachvollziehbar dokumentierte Informationsgrundlage ist daher unerlässlich, um die Sicherheit am Arbeitsplatz methodisch zu planen und gegenüber Dritten belegen zu können.

Tritt an einer Maschine eine Störung oder gar ein Notfall auf, muss schnell und richtig reagiert werden. Daher sind im Betrieb klare Notfall- und Störfallanweisungen erforderlich, die für alle relevanten Personen zugänglich sind. Darin wird beschrieben, wie bei bestimmten Ausfällen oder Gefahrensituationen vorzugehen ist – zum Beispiel wenn ein mechanisches Bauteil bricht, ein Antrieb ausfällt, ein Brand entsteht oder eine Person verletzt bzw. eingeklemmt wird. Typische Inhalte solcher Notfallinformationen sind Anweisungen zum sofortigen sicheren Stillsetzen der Anlage (etwa Betätigung des Not-Halt und Abschalten der Energiezufuhr), zum Absichern der Gefahrenstelle und zum Alarmieren der zuständigen Stellen. Ebenso werden Maßnahmen zur ersten Hilfe und Rettung beschrieben (z.B. wie verletzte oder eingeschlossene Personen gefahrlos zu befreien und zu versorgen sind) sowie die innerbetrieblichen und externen Alarmierungswege festgelegt: Wen müssen die Beschäftigten im Notfall informieren, und wie werden gegebenenfalls Werksschutz, Werksrettungsdienst oder externe Rettungskräfte (Feuerwehr, Notarzt) hinzugezogen?

Darüber hinaus enthalten die Unterlagen klare Vorgaben für die Wiederinbetriebnahme nach einem Notfall oder Störfall. Es wird festgelegt, welche Bedingungen erfüllt sein müssen, bevor die Maschine nach einer Abschaltung wieder angefahren werden darf – zum Beispiel eine vorherige technische Überprüfung durch eine befähigte Person oder eine Freigabeentscheidung durch verantwortliches Fachpersonal. Die BetrSichV fordert ausdrücklich, dass alle notwendigen Informationen über Maßnahmen bei Unfällen und Notfällen schriftlich verfügbar sein müssen (und zwar auch für externe Rettungskräfte). Zudem sind die Beschäftigten vor der ersten Nutzung der Maschine und anschließend regelmäßig (mindestens einmal jährlich) anhand dieser Notfallinformationen zu unterweisen. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass im Ernstfall jeder Handgriff sitzt und koordiniert nach Plan vorgegangen wird. Gute vorbereitete Notfallmaßnahmen minimieren die Folgen von Störungen oder Unfällen für Mensch und Anlage und sind daher ein zentraler Bestandteil des sicheren Maschinenbetriebs.

Die EU-Konformitätserklärung ist der zentrale Nachweis dafür, dass eine Maschine alle einschlägigen europäischen Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen erfüllt und somit in der EU in Verkehr gebracht und betrieben werden darf. Dieses Dokument wird vom Hersteller (oder seinem Bevollmächtigten) ausgestellt und bezieht sich in der Regel nicht nur auf die Maschinenrichtlinie bzw. die neue EU-Maschinenverordnung, sondern listet auch alle weiteren relevanten EU-Richtlinien oder Verordnungen auf (z.B. EMV-Richtlinie, Niederspannungsrichtlinie), die für die Maschine gelten. In der Konformitätserklärung sind der Hersteller und die Maschine eindeutig identifizierbar angegeben (Name und Anschrift des Herstellers, genaue Produktbezeichnung, Typ/Modell, Seriennummer etc.). Außerdem werden die angewandten harmonisierten Normen aufgeführt und es wird erklärt, dass eine Risikobeurteilung durchgeführt wurde. Durch die Unterschrift einer verantwortlichen Person bestätigt der Hersteller schließlich rechtsverbindlich, dass das Produkt mit den genannten Anforderungen übereinstimmt und die vorgeschriebene CE-Kennzeichnung zu Recht trägt.

Für den Betreiber im Facility Management ist dieses Dokument unverzichtbar. Die EU-Konformitätserklärung muss zur Maschinenbeschaffung bzw. Inbetriebnahme vorliegen und sollte in der technischen Dokumentation des Betriebs aufbewahrt werden. Bei behördlichen Kontrollen, Unfalluntersuchungen oder Audits (etwa durch die Berufsgenossenschaft) wird oft die Vorlage der Konformitätserklärung verlangt, um die Regelkonformität und Sicherheit der Maschine nachzuweisen. Fehlt dieser Nachweis, darf eine Maschine in der EU eigentlich nicht betrieben werden, da ohne Konformitätserklärung die erforderliche CE-Berechtigung fehlt. Entsprechend ist die Konformitätserklärung auch für die Betreiberhaftung von großer Bedeutung: Der Betreiber kann nur dann darlegen, dass ein sicheres, geprüftes Arbeitsmittel verwendet wird, wenn er die EU-Konformität des Geräts belegen kann. Die kommende EU-Maschinenverordnung (Verordnung (EU) 2023/1230) wird dieses System fortführen, sodass auch künftig für jede Maschine eine solche Hersteller-Erklärung erforderlich ist.