Sonstige allgemeine Ausrüstung

TRBS 1201 definiert klare Mindestanforderungen für Prüfungen. Ein Arbeitsmittel ohne dokumentierte Prüfung gilt demnach nicht als sicher betreibbar. Folglich sind regelmäßige Kontrollen und Prüfungen unerlässlich, um über die gesamte Lebensdauer eines Arbeitsmittels dessen sicheren Zustand sicherzustellen. Dazu gehören Prüfungen vor der Inbetriebnahme (wenn die Sicherheit von der Montage oder Installation abhängt), wiederkehrende Prüfungen in festgelegten Intervallen sowie außerordentliche Prüfungen nach besonderen Ereignissen (z. B. Unfällen, längerer Nichtbenutzung oder technischen Änderungen). Die konkreten Prüfintervalle werden auf Basis der Gefährdungsbeurteilung unter Berücksichtigung von Einsatzort und Beanspruchung festgelegt. Bei jeder Prüfung werden alle relevanten Sicherheitsaspekte – etwa Standsicherheit, Verschleiß, Funktion und die Wirksamkeit vorhandener Schutzvorrichtungen – systematisch kontrolliert.

Jede durchgeführte Prüfung muss durch ein schriftliches Prüfprotokoll nachgewiesen werden. Dieses enthält mindestens Angaben zum geprüften Arbeitsmittel (Identifikation), zum Prüfumfang, zu den festgestellten Ergebnissen und etwaigen Mängeln (inklusive eingeleiteter Korrekturmaßnahmen) sowie den Namen und die Unterschrift der befähigten Person, die die Prüfung durchgeführt hat. Der Arbeitgeber hat sicherzustellen, dass diese Prüfaufzeichnungen mindestens bis zur nächsten fälligen Prüfung aufbewahrt werden. Wird ein Arbeitsmittel an verschiedenen Standorten oder außerhalb des Unternehmens eingesetzt, so ist ein Nachweis der letzten Prüfung am jeweiligen Einsatzort mitzuführen. Durch diese lückenlose Dokumentation wird nicht nur die Rechtskonformität sichergestellt, sondern auch die praktische Betriebssicherheit erhöht: Nur wenn Prüfergebnisse transparent festgehalten sind, können erkannte Mängel zeitnah behoben und Folgeunfälle vermieden werden.

Als „zur Prüfung befähigte Person“ wird eine fachkundige und erfahrene Person bezeichnet, die durch ihre Berufsausbildung, Berufserfahrung und zeitnahe berufliche Tätigkeit über die erforderlichen Kenntnisse verfügt, um bestimmte Arbeitsmittel sachgerecht prüfen zu können. Früher wurde hierfür oft der Begriff „Sachkundiger“ oder „Sachverständiger“ verwendet; seit Einführung der BetrSichV spricht man jedoch von „befähigten Personen“. Wichtig ist, dass eine solche Person Prüfungen nur dann rechtswirksam durchführen darf, wenn sie vom Arbeitgeber offiziell dazu bestellt wurde.

VDI 4068 Blatt 1 gilt hierbei als maßgeblicher Standard im Facility Management, der die Anforderungen an befähigte Personen und das Verfahren ihrer Bestellung beschreibt. Die Bestellung erfolgt idealerweise schriftlich und hält die übertragenen Prüfaufgaben, den fachlichen Geltungsbereich (für welche Arbeitsmittel oder Anlagen die Befugnis gilt) sowie die Verantwortlichkeiten eindeutig fest. Zugleich werden in der Bestellurkunde die Qualifikationsnachweise der Person dokumentiert, also z. B. absolvierte Fachausbildungen, Fortbildungen oder Befähigungsnachweise. Ohne eine solche formale Bestellung gilt eine durchgeführte Prüfung arbeitsrechtlich als unwirksam – selbst dann, wenn die Person fachlich geeignet wäre. Tatsächlich wird das Fehlen schriftlicher Bestellungen in Audits häufig als Mangel festgestellt, wenn zwar kompetentes Prüferpersonal vorhanden ist, dieses aber nicht offiziell benannt wurde.

Koordinatoren verhindern Organisationsmängel – eine der Hauptursachen für Arbeitsunfälle. Ihr Einsatz sorgt dafür, dass parallel ablaufende Tätigkeiten im Betrieb geordnet und abgesprochen erfolgen, ohne dass sich Arbeitsbereiche und Zuständigkeiten überschneiden oder gefährden. Gerade bei Arbeiten mit erhöhtem Risiko oder bei gleichzeitigen Tätigkeiten mehrerer Firmen (Fremdfirmen) ist die Koordination unverzichtbar, um Unfälle durch mangelnde Abstimmung zu vermeiden.

Die Pflicht zur Koordination bei gleichzeitigen Tätigkeiten ist auch rechtlich verankert: Wenn Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber an einem Arbeitsplatz tätig werden, schreibt das Arbeitsschutzrecht die Bestellung einer koordinierenden Person vor. Ein solcher Koordinator muss über ausreichende Fachkenntnisse verfügen und wird vom Arbeitgeber mit klar definierten Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten ausgestattet. In der Praxis plant und überwacht der Koordinator die Arbeitsabläufe so, dass keine Kollisionsgefahren entstehen, organisiert einen reibungslosen Informationsaustausch zwischen allen Beteiligten und besitzt im Idealfall auch Weisungsbefugnis, um bei Gefahr eingreifen zu können. Besonders in Werkstätten, technischen Anlagen, Lagern oder auf Baustellen schafft diese Rolle deutliche Sicherheitsvorteile, da potenziell gefährliche Überschneidungen von Tätigkeiten proaktiv verhindert werden. Auch die Berufsgenossenschaften betonen in ihren Richtlinien (z. B. DGUV Information 215-830 zur Zusammenarbeit mit Fremdfirmen) die Wichtigkeit der Fremdfirmenkoordination.

Die Betriebsanweisung ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Pflichtdokument und dient als Bindeglied zwischen Herstellerinformationen und der betrieblichen Arbeitsschutzorganisation. Sie übersetzt die oft technischen Vorgaben aus der Betriebsanleitung des Herstellers in konkrete, arbeitsplatzspezifische Anweisungen für die Beschäftigten. Darin werden der Zweck und das Funktionsprinzip des Arbeitsmittels verständlich beschrieben, die von ihm ausgehenden Gefahren (z. B. mechanische, ergonomische oder organisatorische Risiken) klar benannt und die erforderlichen Schutzmaßnahmen vorgegeben. Zudem legt die Betriebsanweisung fest, welche Prüfpflichten bestehen, wer dafür zuständig ist und wie bei auftretenden Störungen oder Defekten zu verfahren ist.

Als Grundlagen-Dokument für die Unterweisung aller Anwender stellt die Betriebsanweisung sicher, dass das Arbeitsmittel bestimmungsgemäß und sicher genutzt wird. Sie muss stets aktuell gehalten und für die Mitarbeiter leicht zugänglich sein – entweder direkt am Einsatzort ausgehängt oder digital abrufbar. Bei Arbeitsschutz-Audits wird das Vorhandensein einer solchen Anweisung vorausgesetzt und deren Inhalte werden überprüft. Eine vollständige und verständliche Betriebsanweisung erhöht die Rechtssicherheit und verringert das Haftungsrisiko, da sie dokumentiert, dass der Arbeitgeber seine Unterweisungs- und Fürsorgepflichten erfüllt hat.

Auch scheinbar ungefährliche Arbeitsmittel können bei unsachgemäßer Verwendung oder unzureichender Wartung zu Unfällen führen. Deshalb ist für jede Art solcher Geräte eine verbindliche, schriftliche Betriebsanweisung erforderlich. Diese Pflicht ergibt sich aus den Betreiberverantwortungen gemäß BetrSichV sowie aus den Unfallverhütungsvorschriften. Sie dient dazu, den Beschäftigten klare Vorgaben für den sicheren Umgang, den Transport, die Lagerung und das Verhalten bei Störungen zu geben.

Die Betriebsanweisung muss in einer für die Beschäftigten verständlichen Sprache und Form verfasst, an der Arbeitsstätte leicht zugänglich (z. B. durch Aushang) und stets auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Sie enthält in der Regel eine Beschreibung des betreffenden Arbeitsmittels, Hinweise zur bestimmungsgemäßen Verwendung, eine Aufzählung möglicher Gefährdungen und die entsprechenden Schutzmaßnahmen (inklusive Angabe der erforderlichen persönlichen Schutzausrüstung, PSA).

Ebenso wird in der Betriebsanweisung festgelegt, wie bei Defekten oder Betriebsstörungen vorzugehen ist und welche Regeln für Reinigung und Aufbewahrung gelten. Eine solche Betriebsanweisung ist grundlegend für die Unterweisung der Mitarbeiter und dient als wichtiger Nachweis der betrieblichen Sorgfaltspflichten bei Audits.

Gemäß § 7 BetrSichV kann der Arbeitgeber bei Arbeitsmitteln mit geringem Gefährdungspotenzial eine „vereinfachte Vorgehensweise“ anwenden. Dieses vereinfachte Verfahren soll ermöglichen, den Prüfaufwand zu reduzieren – beispielsweise durch verlängerte Prüfintervalle oder einen geringeren Prüfumfang – sofern das Arbeitsmittel nachweislich nur minimale Gefahren birgt und bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Wichtig ist, dass der Arbeitgeber in einer Dokumentation nachvollziehbar darlegt, warum und unter welchen Bedingungen diese Erleichterung zulässig ist.

In dem Nachweisdokument muss festgehalten werden, dass die Gefährdungsbeurteilung das Arbeitsmittel als risikoarm eingestuft hat und dass im vorgesehenen Gebrauch keine zusätzlichen Gefahren auftreten. Es sind die konkret reduzierten bzw. vereinfachten Prüfpunkte aufzulisten und es ist zu beschreiben, wie trotz des vereinfachten Vorgehens die Sicherheit der Beschäftigten gewährleistet bleibt (Wirksamkeitskontrolle). Auch die Verantwortlichkeiten für die Durchführung und Überwachung der Prüfungen im Rahmen des vereinfachten Verfahrens müssen klar zugewiesen sein.

Zu beachten ist, dass das vereinfachte Verfahren nur angewendet werden darf, wenn alle gesetzlichen Kriterien erfüllt sind und die Dokumentation dies eindeutig belegt. Es handelt sich um ein Entlastungsinstrument für wenig gefährliche Arbeitsmittel – es ersetzt jedoch niemals die Pflicht zur sorgfältigen Gefährdungsbeurteilung und zur vollständigen Dokumentation aller Schutzmaßnahmen.

Die schriftliche Gefährdungsbeurteilung bildet die Grundlage für alle weiteren Schutzmaßnahmen im Betrieb. Gemäß Arbeitsschutzgesetz und BetrSichV muss der Arbeitgeber für jedes Arbeitsmittel alle damit verbundenen Gefährdungen systematisch ermitteln und bewerten. Auch bei einfachen Hilfsmitteln sind mögliche Unfall- und Gesundheitsgefahren – z. B. Stolpern, Quetschungen, ungünstige Körperhaltungen oder äußere Einflüsse durch Wetter – zu berücksichtigen.

In dem Gefährdungsbeurteilungs-Dokument werden die erkannten Gefährdungen beschrieben und das jeweilige Risiko hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit und möglichem Schadenausmaß beurteilt. Darauf aufbauend legt der Arbeitgeber geeignete Schutzmaßnahmen fest, wobei die Rangfolge der Maßnahmen zu beachten ist (zunächst Gefahren vermeiden oder technisch/organisatorisch entschärfen, danach erst persönliche Schutzmittel einsetzen). Zusätzlich wird definiert, welche Unterweisungen die Beschäftigten benötigen und welche regelmäßigen Prüfungen oder Wartungen zur Aufrechterhaltung der Sicherheit durchgeführt werden müssen.

Die Gefährdungsbeurteilung ist regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, insbesondere bei Einführung neuer Arbeitsmittel, bei Verfahrensänderungen oder nach Unfällen bzw. Beinahe-Unfällen. Sie dient als zentrales Nachweisdokument gegenüber Aufsichtsbehörden und bildet das Fundament für einen sicheren, rechtskonformen Betrieb.

Die regelmäßigen Prüfungen von Arbeitsmitteln dürfen nur von sogenannten „zur Prüfung befähigten Personen“ durchgeführt werden. Damit sind Personen gemeint, die aufgrund ihrer fachlichen Ausbildung, Berufserfahrung und aktuellen Kenntnisse in der Lage sind, den sicheren Zustand eines Arbeitsmittels korrekt zu beurteilen.

In diesem Dokument legt der Arbeitgeber fest, welche konkreten Kriterien eine befähigte Person für die jeweilige Prüfaufgabe erfüllen muss. Dazu zählen in der Regel eine einschlägige Qualifikation (z. B. Meister, Techniker oder Ingenieur in einem passenden Fachgebiet) sowie praktische Erfahrung mit dem betreffenden Gerätetyp. Die befähigte Person muss typische Mängel und Verschleißerscheinungen erkennen können und die relevanten Prüfkriterien sowie Sicherheitsvorschriften kennen. Ferner soll sie durch Schulungen und Fortbildungen sicherstellen, dass ihr Wissensstand aktuell bleibt. Alle diese Anforderungen sowie die formale Bestellung der Person zur Prüftätigkeit werden in dem Dokument festgehalten.

Für wenig komplexe Arbeitsmittel kann der Arbeitgeber auch eigene Mitarbeiter nach entsprechender Einweisung als befähigte Personen benennen. Entscheidend ist, dass – unabhängig vom niedrigen Gefährdungsgrad eines Geräts – die Prüfer stets befähigt sein müssen, etwaige Gefahren und Mängel sicher zu erkennen und die Sicherheit des Arbeitsmittels fachkundig zu beurteilen.

Der Prüfplan legt übersichtlich fest, welche Prüfungen für ein bestimmtes Arbeitsmittel durchzuführen sind – mit welchem Umfang und in welchen Zeitabständen. So wird sichergestellt, dass jedes Arbeitsmittel dauerhaft in einem sicheren Zustand betrieben werden kann.

Die Inhalte des Prüfplans ergeben sich aus der Gefährdungsbeurteilung und den Herstellerangaben. Es wird festgelegt, welche Arten von Prüfungen erforderlich sind (z. B. nur Sichtkontrollen oder auch Funktions- und messtechnische Tests) und welche Prüfkriterien dabei gelten (etwa Überprüfung auf Verschleiß, Stabilität, Funktion von Sicherheitseinrichtungen usw.). Ferner hält der Prüfplan die Prüffristen bzw. -intervalle fest – also in welchen Abständen bzw. zu welchen Anlässen geprüft werden muss (beispielsweise vor Erstinbetriebnahme, jährlich, vor jeder Benutzung oder nach Reparaturen). Auch die Zuständigkeiten sind benannt: Es ist festgelegt, wer die Prüfungen durchführt (etwa interne befähigte Personen oder externe Servicetechniker) und wie die Ergebnisse zu dokumentieren und aufzubewahren sind.

Der Prüfplan sollte für jeden Arbeitsmitteltyp individuell erstellt und im FM-Dokumentationssystem hinterlegt werden. Er ist ein zentrales Element einer auditfesten Arbeitsmittelorganisation, da er belegt, dass alle Prüfpflichten systematisch erfüllt und überwacht werden.

Auch unscheinbare Arbeitsmittel können relevante Gefährdungen aufweisen (z. B. Quetschen, Stolpern, Fehlbedienung). Eine fundierte Kompetenz ist daher Voraussetzung für eine rechtskonforme Gefährdungsbeurteilung.

Entsprechend darf gemäß § 3 BetrSichV eine Gefährdungsbeurteilung nur von fachkundigen Personen durchgeführt werden. Fachkundig ist, wer über die erforderlichen Fachkenntnisse verfügt – in der Regel nachgewiesen durch eine einschlägige Berufsausbildung, praktische Erfahrung und regelmäßige Fortbildungen im Arbeitsschutz. Der Arbeitgeber hat sicherzustellen, dass die beauftragten Personen diese Qualifikation besitzen und durch Schulungsnachweise oder Zertifikate belegen können. Nur mit einer solchen Fachkunde lassen sich alle potenziellen Gefährdungen zuverlässig erkennen und beurteilen. In der Praxis wird der Nachweis dieser Qualifikation bei Begehungen durch Aufsichtsbehörden oder die Berufsgenossenschaft (BG) häufig eingefordert, um die Qualität und Rechtssicherheit der Gefährdungsbeurteilung zu untermauern.

Herstellerinformationen definieren die bestimmungsgemäße Verwendung und beeinflussen die gesamte Betriebs- und Prüfstrategie maßgeblich. Sie legen fest, unter welchen Bedingungen und Grenzen das Arbeitsmittel sicher betrieben werden darf und welche Wartungs- sowie Prüfintervalle einzuhalten sind. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, diese Herstellerangaben zu beachten und in die betriebsinternen Wartungspläne und Gefährdungsbeurteilungen zu übernehmen.

Herstellerdokumentationen enthalten typischerweise genaue Vorgaben zu Inspektionsschritten, Schmier- und Reinigungshinweisen, zulässigen Belastungsgrenzen und auszutauschenden Verschleißteilen. Diese Informationen sind nicht nur für den sicheren Betrieb entscheidend, sondern dienen auch als Nachweis der ordnungsgemäßen Instandhaltung. Daher müssen die Originaldokumente des Herstellers stets verfügbar und über den gesamten Nutzungszeitraum aufbewahrt werden – sie bilden die unverzichtbare Grundlage, um Wartungsarbeiten im Facility Management korrekt zu planen und durchzuführen.

Ohne vollständige technische Informationen kann keine belastbare Gefährdungsbeurteilung erstellt werden. Dies gilt besonders für Arbeitsmittel mit mechanischen oder ergonomischen Risiken.

Deshalb müssen vor der Beurteilung alle verfügbaren technischen Daten und Konstruktionsmerkmale des jeweiligen Arbeitsmittels erhoben werden. Dazu zählen die genaue Funktionsweise, Bauart und Leistungsgrenzen, die vorgesehenen Einsatzbedingungen (z. B. Innen- oder Außeneinsatz, besondere Umgebungsbedingungen) sowie mögliche Fehlanwendungen und Interaktionen mit anderen Arbeitsmitteln. Nur wenn bekannt ist, wie und wofür ein Arbeitsmittel konstruiert wurde, lassen sich daraus resultierende Gefährdungen – etwa Quetsch- oder Schnittstellen, Lärmentwicklung, elektrische Risiken oder ergonomische Belastungen – zuverlässig identifizieren.

Diese technischen Basisdaten stammen oft aus der Herstellerdokumentation und müssen bei neuen Beschaffungen oder Nutzungsänderungen stets aktualisiert in die Gefährdungsbeurteilung einfließen. Der Betreiber trägt die Verantwortung, die Gefährdungsbeurteilung auf dem aktuellen technischen Stand des Arbeitsmittels zu halten, um keine Risikoänderung zu übersehen.

Standardisierte Notfallmaßnahmen minimieren Risiken, sichern Reaktionsfähigkeit und sind ein zentrales Element der betrieblichen Gefahrenabwehr.

Im Ernstfall entscheidet schnelles und korrektes Handeln über das Ausmaß von Personen- oder Sachschäden. Daher müssen für allgemeine Arbeitsmittel klare Notfall- und Störfallanweisungen definiert sein, die den Beschäftigten im Rahmen der Unterweisung vermittelt werden. Darin ist festgelegt, welche Schritte bei Funktionsstörungen oder Unfällen umgehend einzuleiten sind – etwa das Arbeitsmittel sicher abzustellen, verletzte Personen erstzuversorgen, den Gefahrenbereich abzusperren und zuständige Stellen (Vorgesetzte, Fachkräfte oder Rettungskräfte) zu alarmieren.

Ebenso gehört die sofortige Stillsetzung und Sicherung defekter Arbeitsmittel (z. B. durch Absperren oder Kennzeichnen, vergleichbar einem "Lockout/Tagout") sowie klare Regeln zur Wiederinbetriebnahme nach der Störungsbeseitigung dazu. Die Existenz solcher Anweisungen und die regelmäßige Übung dieser Abläufe werden von Aufsichtsbehörden und Sicherheitsfachkräften als zentraler Bestandteil der betrieblichen Notfallorganisation betrachtet. Standardisierte Notfallmaßnahmen gewährleisten, dass im gesamten Betrieb eine schnelle und koordinierte Reaktion auf Zwischenfälle möglich ist, wodurch Folgeschäden minimiert werden.

Unterweisungsprotokolle sind Pflichtnachweise – sie schützen den Betreiber rechtlich und sichern den korrekten Geräteumgang. Gemäß BetrSichV muss vor erstmaliger Benutzung eines Arbeitsmittels und danach mindestens einmal jährlich eine besondere Unterweisung der Beschäftigten erfolgen, die alle relevanten Aspekte des sicheren Umgangs abdeckt. Im Unterweisungsprotokoll wird dokumentiert, dass diese Schulung stattgefunden hat – inklusive Datum, behandelten Inhalten (z. B. Bedienung, Gefährdungen, Verhaltensregeln) und Unterschriften aller Teilnehmenden.

Dieses Dokument dient im Falle eines Unfalls oder einer behördlichen Überprüfung als Nachweis, dass der Arbeitgeber seiner Unterweisungspflicht nachgekommen ist. Fehlt ein solcher Nachweis, drohen haftungsrechtliche Konsequenzen, da der Arbeitgeber dann die erfolgte Schulung nicht belegen kann. Darüber hinaus stellen regelmäßige, protokollierte Unterweisungen sicher, dass alle Mitarbeiter stets auf dem aktuellen Kenntnisstand sind und das Arbeitsmittel sicher und bestimmungsgemäß verwenden.

Das Schutzkonzept ist die verbindliche betriebliche Regelung, wie Risiken im Arbeitsalltag tatsächlich kontrolliert werden. Es ergänzt und operationalisiert die Gefährdungsbeurteilung. Es legt fest, welche konkreten Schutzmaßnahmen umzusetzen sind und wer dafür verantwortlich ist.

Dabei folgt es dem TOP-Prinzip (technisch – organisatorisch – personenbezogen), sodass technische Schutzmaßnahmen Vorrang vor organisatorischen haben und diese vor personenbezogenen – um das höchstmögliche Schutzniveau zu erreichen. Im Schutzkonzept werden zudem organisatorische Vorgaben definiert, beispielsweise zur sicheren Aufbewahrung der Arbeitsmittel oder zu erforderlichen Unterweisungen der Beschäftigten. Durch diese Vorgaben wird die Theorie der Gefährdungsbeurteilung in praktische Handlungsanweisungen überführt, die im Alltag von allen Beteiligten einzuhalten sind. Damit wird sichergestellt, dass die identifizierten Gefährdungen systematisch minimiert werden und ein einheitlicher Sicherheitsstandard im Unternehmen gilt.

Unfalldokumentationen sind wesentlicher Bestandteil der Arbeitsschutzorganisation. Sie sichern Nachvollziehbarkeit, Verbesserung der Schutzmaßnahmen und rechtliche Beweissicherung.

Jeder Unfall oder Beinaheunfall wird detailliert erfasst, um die Ursachen zu analysieren und daraus Präventionsmaßnahmen abzuleiten. Durch eine solche systematische Dokumentation können wiederkehrende Gefährdungsmuster erkannt und gezielt beseitigt werden.

Die BetrSichV sieht zudem vor, dass schwere Unfälle den Aufsichtsbehörden gemeldet werden müssen. Eine lückenlose interne Unfallaufzeichnung unterstützt die Erfüllung dieser Pflicht und dient als Nachweis der Sorgfalt. Der Unfallbericht dokumentiert sowohl Sofortmaßnahmen zur Gefahrenabwehr als auch längerfristige Korrektur- und Präventivmaßnahmen. So wird gewährleistet, dass ähnliche Vorfälle in Zukunft vermieden werden und dass im Ernstfall belegt werden kann, dass der Arbeitgeber seinen Pflichten im Arbeitsschutz nachgekommen ist.

Eine vollständige Risikobewertung ist ohne Herstellerinformationen nicht möglich. Sie sind zwingender Bestandteil der Betreiberakte.

Die BetrSichV schreibt ausdrücklich vor, dass die Gebrauchsanleitung und sicherheitstechnischen Angaben des Herstellers bei der Gefährdungsbeurteilung berücksichtigt werden. Herstellerunterlagen liefern entscheidende Hinweise zur bestimmungsgemäßen Verwendung des Arbeitsmittels, zu möglichen Fehlanwendungen sowie zu technischen Grenzwerten und Wartungsanforderungen. Nur auf Basis dieser Informationen kann der Betreiber die Gefährdungen korrekt beurteilen und geeignete Schutzmaßnahmen ableiten. Darüber hinaus dienen die Herstellerdokumente als Referenz bei Unterweisungen der Mitarbeiter und bei Wartungsplanungen, damit alle Vorgaben des Herstellers eingehalten werden. Ohne diese Informationen würde der Arbeitgeber wichtige Sicherheitsvorgaben übersehen und das Risiko unsachgemäßer Verwendung des Arbeitsmittels erhöhen.

Überprüfungen der GBU sind zentrale Nachweise für kontinuierlichen Arbeitsschutz und sichern die Aktualität der risikobezogenen FM-Prozesse. Die BetrSichV verlangt, dass die Gefährdungsbeurteilung regelmäßig – insbesondere bei Veränderungen – überprüft und erforderlichenfalls angepasst wird. In der Praxis sollte die GBU daher mindestens einmal jährlich sowie unmittelbar nach besonderen Anlässen (z. B. einem Unfall oder veränderten Arbeitsbedingungen) aktualisiert und dokumentiert werden.

Der schriftliche Nachweis der Überprüfung, etwa in Form eines Protokolls oder Vermerks, dient gegenüber Aufsichtsbehörden und Auditoren als Beleg dafür, dass das Unternehmen seine Arbeitsschutzpflichten ernst nimmt und fortlaufend erfüllt. Gleichzeitig ermöglicht der Überprüfungsprozess dem Facility Management, die Wirksamkeit der bestehenden Schutzmaßnahmen zu bewerten und bei Bedarf Verbesserungen vorzunehmen. So bleibt die Sicherheit über den gesamten Lebenszyklus des Arbeitsmittels gewährleistet, und es wird verhindert, dass veraltete Annahmen in der Dokumentation bestehen bleiben.

Diese Erklärung schafft Rechtssicherheit bei der Beschaffung und Einführung neuer Arbeitsmittel und verhindert das Eindringen unsicherer Produkte in den Betriebsablauf. Der Arbeitgeber lässt sich vom Lieferanten schriftlich bestätigen, dass alle einschlägigen arbeitsschutzrechtlichen Anforderungen – beispielsweise aus dem Produktsicherheitsgesetz (ProdSG), der Betriebssicherheitsverordnung und einschlägigen DIN-/EN-Normen – eingehalten werden. Dadurch wird das Beschaffungsrisiko deutlich reduziert, da nur geprüfte und konforme Arbeitsmittel in Betrieb gelangen. Es empfiehlt sich, die Lieferantenerklärung bereits im Rahmen von Ausschreibungen oder Bestellungen einzufordern, um von vornherein nur zuverlässige und sichere Lieferanten auszuwählen. Im Schadensfall kann der Arbeitgeber anhand dieser Erklärung nachweisen, seiner Sorgfaltspflicht bei der Auswahl des Arbeitsmittels nachgekommen zu sein. Gleichzeitig signalisiert dieses Vorgehen an die Lieferanten, dass das Unternehmen hohen Wert auf Sicherheit legt, was präventiv die Qualität der gelieferten Produkte fördert.